______________________________________________________________________________________________________________

дата «19» июня 2023 г.

Ненормативная должностная инструкция для помощницы генерального директора/офис менеджера ООО "Prof Decor"

Общие положения:

1. Помощница генерального директора/офис менеджера (далее - сотрудник) выполняет следующие задачи: приемка материала с производства и внесение в программу складского учета «Б24»; проведение еженедельного анализа и закупка расходных материалов для малярной и колеровочной зоны; поддержание наличия канцелярских товаров и воды для кулера; контроль и своевременная оплата интернет-сервисов; проведение проверки качества сборки и соответствия регламенту материалов, отгружаемых на маркетплейсы; поддержание в презентабельном виде шоурума; заказ полиграфической продукции по запросу А. Ю.; отправка и получение корреспонденции; сбор, систематизация и хранение документации; уход за цветами; выполнение личных поручений руководителя; внесение контактных данных поставщиков и поддержание их в актуальном состоянии.

2. Сотрудник обязан выполнять поставленные задачи точно и в срок, следуя требованиям и инструкциям.

3. Сотрудник несет ответственность за качество выполненной работы и правильное использование предоставленных ресурсов и материалов.

4. Сотрудник должен соблюдать корпоративные правила и политику компании, а также поддерживать хорошие взаимоотношения с сотрудниками других отделов.

Задачи и инструкции:

1. Приемка материала с производства и внесение в программу складского учета «Б24»:

- В течение рабочего дня сотрудник должен осуществлять приемку материалов с производства.

- В случае, если груз имеет неопрятный вид, сотрудник обязан фиксировать это на фото через приложение https://profdecor.kaiten.ru/sd/requests/new/?service_id=1962 

- После приемки материала, сотрудник должен внести данные о нем в программу складского учета «Б24» https://decor.bitrix24.ru/shop/documents/receipt_adjustment/

2. Проведение еженедельного анализа и закупка расходных материалов для малярной и колеровочной зоны:

- Сотрудник должен проводить еженедельный анализ количества и состояния расходных материалов в малярной и колеровочной зонах.

- Информацию о необходимых закупках сотрудник получает у Владимира Иванова по четвергам.

- Сотрудник обязан своевременно производить закупку расходных материалов в соответствии с полученной информацией.

3. Поддержание наличия канцелярских товаров и воды для кулера:

- Сотрудник должен поддерживать наличие канцелярских товаров и воды для кулера в офисе.

- При необходимости сотрудник должен заказывать или закупать новые канцелярские товары и воду для кулера.

4. Контроль и своевременная оплата интернет-сервисов:

- Сотрудник обязан контролировать наличие и работоспособность интернет-сервисов, необходимых для работы компании.

5. Проведение проверки качества сборки и на соответствие регламенту, материалов, отгружаемых на маркетплейсы:

- Сотрудник должен проводить рандомно, 2 раза в неделю проверку качества сборки и соответствия регламенту, материалов, отгружаемых на маркетплейсы.

- В случае обнаружения нарушений, сотрудник должен фиксировать их на фото через приложение https://profdecor.kaiten.ru/sd/requests/new/?service_id=1961 

6. Поддержание в презентабельном виде шоурума:

- Сотрудник должен каждый день ровно расставлять все образцы продукции по своим местам в шоуруме.

- Сотрудник не должен допускать хранение материалов в шоуруме более суток.

- Обязанность за перемещение товара несет Владимир Иванов.

7. Заказ полиграфической продукции по запросу А. Ю.:

- Сотрудник должен по запросу А. Ю. заказывать полиграфическую продукцию и следить за ее своевременной доставкой.

8. Отправка и получение корреспонденции:

- Сотрудник должен отправлять и получать корреспонденцию.

- Для проверки наличия новой корреспонденции необходимо посещать почту 2 раза в месяц.

9. Сбор, систематизация и хранение документации:

- Сотрудник должен собирать, систематизировать и хранить документацию компании в соответствии с установленными процедурами и требованиями.

10. Уход за цветами:

- Сотрудник должен заботиться о цветах в офисе, поддерживая их в хорошем состоянии.

12. Внесение контактных данных поставщиков и поддержание в актуальном состоянии:

- Сотрудник должен заносить контактные данные поставщиков в таблицу https://docs.google.com/spreadsheets/d/14u16d6_axRYyGPGtPo5fcWNewvmoZD9h/edit?usp=sharing&ouid=109914787542251330600&rtpof=true&sd=true  поддерживать их в актуальном состоянии.

11. Личные поручения руководителя:

Данная должностная инструкция содержит лексику, не соответствующую стилю официального документа. Приведенные выше требования являются ориентировочными и могут быть изменены или дополнены компанией "Prof Decor" в соответствии с ее внутренней политикой и процедурами.                           

С инструкцией ознакомлен (на):

подпись _______________________________ / Ф.И.О Витько Юлия дата «19» июня 2023 г.